e-Factura pentru magazin online: ce trimiți, în cât timp și ce riști

Verificat pe 5 noiembrie 2026. Pentru un magazin online din România, e-Factura înseamnă că facturile emise pentru livrări cu locul în România, către firme sau către persoane fizice, ajung în format XML în sistemul RO e-Factura al Ministerului Finanțelor în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. Mai jos găsești ce facturi intră, cum tratezi clienții fără CNP, ce amenzi există și cum automatizezi totul din magazin, ca să nu încarci facturi de mână.

Ghidul descrie regulile generale din OUG 120/2021 și din Codul fiscal. Pentru situația exactă a firmei tale (TVA, vânzări în UE, bon fiscal) decide contabilul tău. Dacă abia pornești, vezi întâi actele necesare pentru un magazin online.

Ce înseamnă e-Factura pentru un magazin online?

Factura electronică este, în sensul legii, o factură emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care poate fi prelucrată automat (art. 2 din OUG 120/2021). Structura ei respectă standardul european SR EN 16931-1 și specificațiile naționale RO_CIUS (art. 4). Un PDF trimis pe e-mail nu este, singur, o factură electronică.

Sistemul RO e-Factura primește fișierul, îl validează, îl stochează și, în relația cu firmele, îl transmite cumpărătorului. Ministerul Finanțelor prezintă calendarul așa:

• 1 ianuarie 2024: transmiterea în sistem a facturilor B2B a devenit obligatorie (raportare).
• 1 iulie 2024: în B2B, factura trimisă prin sistem a devenit chiar factura (facturare).
• 1 ianuarie 2025: transmiterea în sistem a facturilor B2C a devenit obligatorie (raportare).

Pentru un magazin, asta înseamnă două fluxuri diferite: comenzile firmelor și comenzile persoanelor fizice.

Ce facturi trebuie trimise în RO e-Factura?

B2B (către firme). Facturile emise către alte persoane impozabile stabilite în România, pentru livrări cu locul livrării în România, se transmit obligatoriu prin RO e-Factura (art. 10 alin. 1). Între astfel de firme, Codul fiscal consideră facturi numai facturile care respectă OUG 120/2021 (art. 319 alin. 1^1). Practic, pentru clientul firmă, documentul valabil este XML-ul din sistem (ghidul ANAF consideră exemplar original fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor); PDF-ul e doar o copie lizibilă.

B2C (către persoane fizice). Din 1 ianuarie 2025, facturile emise către persoane neimpozabile (în cazul unui magazin, de regulă persoane fizice), pentru livrări cu locul livrării în România, se transmit și ele în sistem, indiferent dacă firma ta e plătitoare de TVA sau nu (art. 10^1 alin. 2). În plus, clientul primește factura ca până acum, de exemplu pe e-mail (art. 10^1 alin. 4).

Ce nu intră. Legea exceptează bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și, în B2B, facturile pentru livrări intracomunitare către un cumpărător care comunică un cod de TVA din alt stat membru. Obligația B2C privește livrările care au locul în România; la vânzările la distanță către consumatori din alte state UE, locul livrării se stabilește după Codul fiscal, așa că verifici cu contabilul.

Sursa: OUG 120/2021, forma consolidată la 1 iunie 2026; amenzile exacte pe categorii de contribuabili sunt mai jos.

Care este termenul de transmitere e-Factura?

Termenul de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii. Regula este aceeași pentru B2B și B2C și se aplică de la 1 ianuarie 2026 (OUG 89/2025). Până la acea dată, termenul era de 5 zile calendaristice.

Data-limită pentru emiterea facturii vine din Codul fiscal: cel târziu a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, dacă factura nu a fost emisă deja (art. 319 alin. 16). Zilele se numără după regulile Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71, cum spune chiar textul legii.

Pentru un magazin cu zeci de comenzi pe zi, 5 zile lucrătoare sună mult, dar o eroare de validare care nu e văzută la timp consumă repede termenul. De aceea contează ca transmiterea să fie automată și ca cineva să urmărească răspunsurile sistemului.

Cum emiți factura B2C dacă clientul nu dă CNP?

O vânzare către o persoană fizică care nu se identifică prin niciun cod fiscal sau care alege să se identifice prin CNP este o vânzare B2C (art. 10^1 alin. 3). Dacă clientul nu dă niciun cod, factura se emite cu un cod format din 13 cifre de zero în locul codului de identificare fiscală. Ministerul Finanțelor a adaptat și platforma de test pentru acest identificator („CNP = 13 de 0”).

Formularea legii („optează să se identifice prin CNP”) arată că CNP-ul e o alegere a clientului. În checkout, câmpul CNP nu trebuie să blocheze comanda; programul de facturare completează automat cele 13 zerouri când câmpul e gol.

De la 1 iunie 2026 există o excepție: persoana fizică înscrisă în Registrul RO e-Factura opțional nu mai e tratată ca B2C (art. 10^1 alin. 3 și 4, modificate de Legea 88/2026). În practică e un caz rar pentru un magazin; dacă apare, stabilește cu contabilul cum emiți și transmiți factura.

Ce amenzi riști dacă nu trimiți la timp?

Amenzile sunt în art. 13^2 din OUG 120/2021 și se aplică de organele fiscale:

Pentru întârzieri și pentru B2C, legea sancționează o singură faptă pentru una sau mai multe facturi al căror termen de transmitere cade în aceeași lună calendaristică, nu câte o amendă pe factură. Amenda de 15% se calculează însă pe fiecare factură B2B emisă în afara sistemului, așa că la valori mari poate depăși cu mult amenzile lunare. Un magazin mic, care nu e încadrat la contribuabili mari sau mijlocii, intră la pragul de 1.000–2.500 lei.

Ce s-a schimbat la e-Factura în 2025 și 2026?

• 1 ianuarie 2025: obligația B2C intră în vigoare (art. 10^1 alin. 2, în forma dată de OUG 138/2024).
• 1 iulie 2025: încep să se aplice amenzile pentru nerespectarea obligației B2C (art. 13^2 lit. d).
• 1 ianuarie 2026: termenul trece de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare, pentru B2B și B2C (OUG 89/2025). Tot de atunci se transmit prin sistem și facturile către firme nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA aici.
• 1 iunie 2026: Legea 88/2026 prevede că furnizorii care se identifică fiscal prin CNP nu au obligația să folosească RO e-Factura, dar pot opta. Aceeași lege scoate din B2C persoanele fizice înscrise în Registrul RO e-Factura opțional.

Un magazin operat printr-o firmă cu CUI rămâne, deci, cu ambele obligații: B2B și B2C. Pe 5 noiembrie 2026, forma consolidată de la 1 iunie 2026 era ultima afișată pe legislatie.just.ro.

Cum automatizează un magazin online e-Factura?

Sistemul acceptă facturi în două moduri, spune ghidul ANAF: încărcare manuală prin aplicația gratuită a Ministerului Finanțelor sau servicii web (API), prin care o aplicație proprie trimite facturile direct. Accesul aplicațiilor la API se autorizează prin protocolul OAuth 2.0. La câteva comenzi pe lună merge și manual; la un magazin activ, varianta realistă e un program de facturare legat de magazin, care face transmiterea prin API.

Pașii, în ordinea în care îi facem de obicei:

1. Accesul la SPV. Firma trebuie să fie înregistrată în Spațiul Privat Virtual; transmiterea prin aplicația web se face după autentificarea cu certificat.
2. Programul de facturare. Alegi, împreună cu contabilul, un program care generează XML conform RO_CIUS și se conectează la RO e-Factura prin API. Accesul lui la API îl autorizezi din contul firmei (OAuth).
3. Legătura cu magazinul. Printr-un modul sau prin API, comanda din magazin creează automat factura în program, la evenimentul ales (plată confirmată sau expediere).
4. Checkout-ul. Pui opțiunea persoană fizică / persoană juridică; la firmă ceri CUI, denumire și adresă, iar la persoană fizică lași CNP-ul opțional.
5. Setările fiscale. Verifici cotele de TVA pe produse și pe transport, reducerile, seriile de facturi și fluxul de retur, pentru că o factură corectată se emite conform art. 330 din Codul fiscal și se transmite tot prin RO e-Factura.
6. Urmărirea răspunsurilor. Programul afișează pentru fiecare factură statusul primit din sistem; cineva verifică zilnic erorile de validare și retrimite în termen.
7. Arhivarea. Păstrezi XML-urile și mesajele sistemului: potrivit ghidului ANAF, fișierele XML și mesajele de eroare stau în sistem pentru descărcare 60 de zile de la publicare, apoi sunt arhivate și eliberate la cerere.

Nu recomandăm aici un program anume: alegerea depinde de ce folosește deja contabilul tău și de platforma magazinului. Contează trei lucruri: transmiterea automată în RO e-Factura, citirea automată a răspunsurilor și o integrare cu magazinul care nu cere copierea manuală a comenzilor.

Cum lucrăm noi la magazinele cu facturare automată

La crearea unui magazin online, pachetul Standard (de la 1.500 € + TVA) include administrarea produselor, stocurilor, comenzilor și facturilor din aceeași interfață. Legătura cu programul de facturare și cu RO e-Factura o stabilim în ofertă, după programul pe care îl folosește contabilul tău. Ce intră în buget și ce costuri ai după lansare găsești în ghidul cât costă un magazin online.